Procédure de collecte des dossiers

en vue de la légalisation des

Consentements Eclairés à l’adoption plénière

 

Dossiers à transmettre pour le

lundi 20 janvier 2014 au plus tard


Conservez chez vous un jeu de photocopies du dossier que vous

transmettrez

 

1/ Avancées

 

Nous n’avons pas encore de calendrier, mais une solution se profile : un groupe de travail pourrait se réunir à Port-au-Prince afin de constituer une commission qui serait habilitée à légaliser les consentements éclairés. Cette commission réunirait des représentants des administrations française et haïtienne.  Un avocat haïtien pourrait y représenter les familles adoptives françaises.

 

Il va falloir du temps encore pour que les procédures soient mises au point, rien n’est encore arrêté et nous comprenons votre impatience.

 

Cependant, il est important que les familles adoptives concernées n’entreprennent pas de démarches personnelles pour faire parvenir en Haïti leur dossier en priorité. Ce serait au détriment de l’ensemble des familles et mettrait à mal le travail entrepris depuis des mois pour régler cette question dans l’intérêt de tous.

 

Pour faciliter le travail de la Commission et éviter une avalanche de dossiers disparates en Haïti, l’APAE d’Haïti a mis en place la procédure de collecte des dossiers détaillée ci-après et gérée par Maître Saint-Georges, Huissier de justice à Troyes : elle garantit le maximum de sécurité tant pour les familles que pour les autorités françaises et haïtiennes. Cette procédure a un coût précisé ci-après.

 

2/ Quelles sont les familles concernées ?

 Sont concernées toutes les familles, adhérentes ou non à l’APAE d’Haïti, qui détiennent un Consentement Eclairé à l’adoption plénière ORIGINAL (CE)des familles biologiques, permettant la conversion de l’adoption simple en adoption plénière en France, réalisé devant un Notaire ou un Juge de paix, et qui souhaitent obtenir sa légalisation.  

Attention : les intitulés de ces documents peuvent varier d’un consentement à l’autre.

 

Si, pour des raisons sérieuses, vous ne disposez que d’une copie de CE, ajoutez une lettre expliquant dûment l’absence de CE original.

 

Cela concerne donc :

-          les familles qui n’ont pas encore déposé devant leur TGI de dossier quel qu’il soit, de demande d’adoption simple ou de plénière ;

-     les familles qui ont accepté des simples ou ont été contraintes d’accepter des simples, avec ensuite demande ou non de nationalité. Un Consentement Eclairé légalisé constituera un élément nouveau qui leur permettra de déposer ou de redéposer une requête de conversion en plénière devant leur TGI ;

-          les familles qui ont leur dossier dans les TGI à divers stades : attente d’un premier jugement, appel, retrait de rôle, suspensions diverses, etc.

  

3/ Comment constituer votre dossier afin de solliciter

    une légalisation en Haïti ?

 

Nous vous conseillons d’imprimer le SCHEMA Constitution du Dossier et de lire en parallèle les informations ci-dessous.

 

Il faut constituer 1 DOSSIER PAR ENFANT.

 

Nous vous demandons d’observer scrupuleusement les étapes suivantes, sans quoi l’Huissier n’aura pas les moyens de suivre votre dossier.

 

a/ Remplir en ligne le formulaire de suivi, afin de vous enregistrer sur la base de données « Dossiers légalisation des CE ».

 

 b/ Imprimer et remplir de façon manuscrite la Fiche de renseignement HUISSIER destinée uniquement à Maître Saint-Georges.

 

 c/ Imprimer et remplir de façon manuscrite en 3 exemplaires la Fiche de renseignement DOSSIER jointe en format PDF.

Vous procurer impérativement 3 chemises cartonnées 24x32 (grand A4) : 1 jaune, 1 rouge, 1 bleue.

Agrafer ou coller solidement une des 3 Fiches de renseignement DOSSIER dûment remplie de façon manuscrite sur la couverture de chacune des chemises.

 

 d/ Dans la chemise jaune 

 

Mettre le Consentement éclairé ORIGINAL + les photocopies certifiées conformes de l’Autorisation IBESR, du Procès Verbal du Jugement d’adoption, de l’Homologation du Jugement d’adoption.

Si vous avez des doutes sur vos documents, examinez bien les documents scannés présentés comme exemples en attaché.

 

Si l’un des ces 3 derniers documents manque, ou plusieurs, joignez  la photocopie de toute pièce utile complémentaire et une lettre expliquant les raisons, si vous les connaissez, de l’absence de ces documents.

 

Cette chemise jaune est capitale : c’est celle qui partira en Haïti pour examen par la Commission et qui reviendra en France avec le CE légalisé, avant de vous être réexpédiée par l’Huissier (dans l’enveloppe pré-remplie avec un RAR, comme indiqué ci-dessous).

  

e/ Dans la chemise rouge

 

Mettre 2 copies certifiées conformes de votre CE + les ORIGINAUX  et 1 copie certifiée conforme de chacun des documents suivants : Autorisation IBESR, Procès Verbal du Jugement d’adoption et Homologation du Jugement d’adoption.

Si c’est votre cas, ajoutez la lettre explicative, les ORIGINAUX des pièces utiles complémentaires et 1 copie certifiée conforme de cette  lettre et de chacun de ces documents.


Ajoutez obligatoirement une grande enveloppe Kraft format 26X33 avec soufflet, à votre adresse, avec à l’intérieur un formulaire d’envoi Recommandé avec Accusé de Réception pré-rempli à VOTRE ADRESSE comme DESTINATAIRE. NE PAS AFFRANCHIR CE RECOMMANDE

 

L’huissier aura la mission de conserver en sûreté votre dossier rouge à son cabinet jusqu’à la fin de la procédure. Après quoi, cette chemise rouge, avec tous les documents originaux, vous sera retournée dans cette enveloppe en RAR.

 

f/ Dans la chemise bleue

 

Mettre les photocopies certifiées conformes des documents CE, IBESR, Jugement, Homologation.

 

Si c’est votre cas, ajoutez les photocopies certifiées conformes de la lettre explicative et des pièces utiles complémentaires.

 

Les documents de cette chemise bleue seront remis à l’avocat haïtien que nous mandatons et qui représentera les familles françaises auprès de la Commission en Haïti.


g/ Les chèques


Ces démarches sont sécurisées mais ne sont pas gratuites et nous avons fait au mieux en pensant au budget des familles.

 

Aussi, vous devez joindre dans le même courrier 2 chèques :

 

-        un chèque de 197,87 euros libellé au nom de Maître SAINT-GEORGES, pour rémunérer son travail. Attention, c’est le montant des honoraires par dossier à traiter et non par famille : si vous avez une fratrie de 2 enfants, il faudra faire un chèque de 287.87 euros.

-      un chèque de 200 euros, libellé au nom de l’APAE d’Haïti, qui sera mis sur un compte à part.  Ce forfait, calculé au plus juste de l’intérêt de tous, permettra le moment venu de faire face, en les mutualisant, aux frais de procédure et de représentation des familles françaises devant la Commission  (avocats et frais annexes). Il s’entend par famille et non par enfant. Ainsi, vous devez régler 200 euros même pour une fratrie.  

Ce dernier montant de 200 euros correspond aux frais anticipés pour la procédure actuellement envisagée.

Il ne peut pas inclure des frais spécifiques imprévus concernant quelques dossiers particuliers pour le contenu desquels la Commission aurait des demandes spécifiques qu'il est impossible d'anticiper et que l’APAE d’Haïti ne pourra pas prendre en charge.

Une nouvelle  évaluation s’avèrera peut-être nécessaire dans les semaines qui viennent quand le détail de la procédure sera définitivement fixé.

Il va de soi qu’en fin de procédure les trop-perçus vous seront redistribués.

 

h/ Envoi des documents à l’Huissier

Dans une grande enveloppe, vous mettez :

- les 3 chemises avec leurs documents spécifiques (dont l’enveloppe Kraft à votre adresse, et le RAR),

- la Fiche de renseignement HUISSIER,

- les deux chèques.

Au dos de cette enveloppe, vous  mentionnez vos noms, adresse et « Dossier Légalisation CE Haïti ».

 

Vous envoyez le tout en Recommandé avec Accusé de Réception à

 

Maître Stéphane SAINT-GEORGES

54, boulevard Gambetta

BP 4040

10014 TROYES Cedex

 

Il est aussi possible de déposer votre courrier directement à l’étude de Maître Saint-Georges, à la même adresse aux horaires suivants :

 

Du lundi au jeudi, de 8h30 à 12h00 et 14h00 à 18h30

Et le vendredi de 8h30 à 12h00 et 14h00 à 17h30

 

Il est important  d’envoyer votre dossier LE PLUS RAPIDEMENT POSSIBLE, et de toute manière pour qu’il arrive au plus tard le LUNDI 20 JANVIER, cette date étant une date butoir. Il est essentiel que l’Huissier puisse travailler au plus vite sur le plus de dossiers possible.

 

Nous comptons sur vous pour constituer et vérifier votre dossier très consciencieusement parce que l’Huissier va recevoir plusieurs centaines de documents. Tout travail supplémentaire entraînera un retard de la procédure pour tous.

 

4/ Pourquoi un huissier ?

 

Ces documents et leur collecte représentent une responsabilité importante dont l’APAE d’Haïti ne peut absolument pas se charger. C’est pour cette raison qu’il est fait appel à Maître SAINT-GEORGES.

L’Huissier :

-          accuse réception des lettres en recommandé,

-          certifie que les documents requis ont bien été mis dans l’enveloppe,

-          conserve les documents originaux et les photocopies certifiées conformes,

-          examine toutes les photocopies déjà certifiées conformes en mairie (précisez aux mairies qu’il s’agit de photocopies destinées à une administration étrangère) et les certifie à son tour (celles qui seront examinées par la commission aussi bien que celles qui seront conservées à son cabinet). Les pièces certifiées par huissier ont quasiment la valeur d’un original : elles peuvent être produites et sont obligatoirement recevables en France, y compris devant les tribunaux, pendant trente ans. Ainsi, vos documents sont en sécurité.

 

Les enveloppes sans Consentement Eclairé et sans chèques seront renvoyées aux familles car l’Huissier ne sera pas en mesure de les prendre en charge.

  

5/ Et après ?

 

Quand l’huissier aura reçu, vérifié et certifié les documents, votre chemise jaune destinée à la Commission et votre chemise bleue destinée à l’avocat seront prêtes pour partir en Haïti.

Nous espérons pouvoir obtenir une aide de l'administration française pour le transfert de ces documents au Consulat de France en Haïti.  


Les chemises bleues (avec la copie simple des documents) seront remises à l’avocat haïtien.

Les chemises jaunes seront conservées au Consulat de France et les documents seront prêts à être examinés par la Commission de légalisation.

 

6/ La légalisation des CE

 

Après examen de la Commission, les CE jugés recevables verront la signature du Notaire ou du Juge de paix LEGALISEE, sésame tant attendu qui vous permettra ensuite de présenter et de finaliser en France votre requête de conversion en adoption plénière.

Nous attendons également une aide de l'administration française pour l'acheminement sécurisé en retour des chemises en France chez l’Huissier, et vos documents vous seront renvoyés dans la grande enveloppe Kraft avec RAR que vous aurez  jointe, ou seront disponibles chez l’Huissier.

Depuis des mois, L’APAE d’Haïti a mis toute son énergie pour trouver une issue favorable à la question des légalisations et pour mettre en route une procédure de collecte des dossiers sécurisée. Elle n’est évidemment pas maîtresse de l’avenir.

 Notamment, elle ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable si des incidents font obstacle dans les semaines qui viennent au travail de la Commission de légalisation.

 Elle ne pourra pas être tenue pour responsable si certains Consentements Eclairés ne reçoivent pas de légalisation de la part de la Commission pour des raisons que celle-ci aura jugées sérieuses.

 Nous partageons le désarroi des familles adoptives qui, pour des raisons parfois douloureuses, ne disposent pas pour leur enfant de Consentement éclairé de la part des familles biologiques.

Mais étant donné l’article 370-5 du Code Civil et l’article 27 de la Convention de La Haye ratifiée par Haïti et par la France, articles que les juges français sont dans l’obligation de respecter, les requêtes en conversion plénière ne seront pas possibles sans Consentement éclairé.

7/ Documents joints 

 Pour vous aider à constituer votre dossier, vous trouverez sur les liens suivants : 

Un exemple de l' Autorisation d'adoption IBESR

Un exemple de Procès verbal du jugement d'adoption

Un exemple de Jugement d'homologation d'adoption

Fiche de renseignements DOSSIER à remplir de façon manuscrite

Fiche de renseignements HUISSIER à remplir de façon manuscrite

Un schéma de constitution du dossier

Remplir en ligne le formulaire de suivi


L’Equipe de l’APAE d’Haïti,

Didier LESAGE, Président

Christine MAISONNEUVE-SNYDER, Vice-Présidente

Olivier JANNE, Secrétaire

Nous espérons pouvoir obtenir une aide de l'administration française pour le transfert de ces documents au Consulat de France en Haïti.